Comment ça marche : les guides

Créer ma première facture

Objectif : Éditer une facture complète, avec les verres et les totaux.

EasilyOptic · Facture

1. Ouvrez un nouveau document et choisissez son type : devis, facture, avoir, ordonnance ou note.
2. Choisissez le patient dans la liste.
3. Ajoutez la monture et les autres articles au panier.
4. Saisissez la correction visuelle : œil droit (OD) et œil gauche (OG).
5. Renseignez l'avance, la mutuelle et la remise, puis vérifiez les totaux.
6. Enregistrez, puis envoyez le reçu par WhatsApp, ou imprimez-le.

Astuce : Vérifiez le reste dû avant d'enregistrer.

Et ensuite ? Encaissez le règlement, puis suivez les impayés.

Importer mon stock depuis Excel

Objectif : Charger vos articles sans les ressaisir un par un.

EasilyOptic · Import des articles

1. Préparez un fichier Excel avec une ligne par article.
2. Ouvrez le stock.
3. Lancez l'import Excel et ouvrez votre fichier.
4. Cochez l'impression des codes-barres après import si vous le souhaitez.
5. Enregistrez, puis contrôlez les articles importés : marque, catégorie, quantité, prix.

Astuce : Colonnes attendues : Fournisseur, Marque, Modèle, Catégorie, Stock, Prix Achat, Prix Vente, Stock Sécurité, Promotion.

Et ensuite ? Ajoutez les codes-barres et imprimez les étiquettes ; réglez les alertes de rupture.

Suivre mes impayés

Objectif : Savoir qui vous doit de l'argent et relancer à temps.

EasilyOptic · Impayés

1. Ouvrez les impayés.
2. Filtrez par ancienneté pour repérer les plus anciens.
3. Ouvrez le relevé du patient concerné.
4. Envoyez un rappel au patient par WhatsApp ou par SMS.
5. Enregistrez le règlement reçu, ou un paiement groupé de plusieurs factures.

Astuce : Regardez aussi les chèques à encaisser.

Et ensuite ? Consultez les statistiques de la caisse.

Rappeler mes patients

Objectif : Faire revenir les patients au bon moment.

EasilyOptic · Rappel renouvellement lentilles

1. Dans le tableau de bord, repérez les patients à rappeler.
2. Ouvrez le dossier du patient : relevé et rappels de renouvellement.
3. Envoyez le rappel par SMS ou WhatsApp.
4. Pour les clients qui ne sont plus revenus, ou dont les lentilles ou la mutuelle ont expiré, lancez une relance marketing.
5. Fixez un rendez-vous dans l'agenda.

Astuce : Pensez aux renouvellements de mutuelle et de lentilles.

Et ensuite ? Préparez la facture le jour du rendez-vous.

Recevoir et traiter une commande de la boutique

Objectif : Transformer une commande en ligne en facture.

EasilyOptic · Commandes de la boutique

1. La commande arrive dans le logiciel avec un numéro lisible.
2. Vérifiez le statut et le mode de réception : livraison ou retrait en magasin.
3. Confirmez la commande.
4. Créez la facture en un clic.
5. Ajoutez le numéro de suivi : le client le retrouve sur sa page de suivi.

Astuce : Le stock de l'article est réservé dès la commande.

Et ensuite ? Suivez les encaissements dans la caisse.

Faire une sauvegarde

Objectif : Mettre vos données à l'abri.

EasilyOptic · Sauvegarde

1. Choisissez le dossier de sauvegarde avec Parcourir.
2. Cochez la sauvegarde automatique quotidienne si vous le souhaitez.
3. Cliquez sur Sauvegarder maintenant.
4. Pour revenir en arrière, la restauration remplace la base actuelle : utilisez-la avec précaution.

Astuce : Choisissez un dossier sur un autre support que l'ordinateur [À CONFIRMER : emplacement conseillé].

Et ensuite ? Contrôlez les droits des utilisateurs.

Installation et formation

Ce qui est fourni : [À REMPLIR : selon l'offre]